A gestão de documentos é uma área da administração geral relacionada com os princípios de economia e eficácia na produção e uso dos documentos, segundo os quais a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível. A gestão de documentos, em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos.

Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Organização de documentos

Perder tempo procurando arquivos é um dos principais problemas da gestão tradicional de documentos. Segundo a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), o brasileiro gasta em média duas horas por dia para encontrar papéis importantes e o total de um mês de trabalho por ano é desperdiçado com gestores buscando informações por conta da desorganização de arquivos. É aí que a Gestão Eletrônica de Documentos se mostra mais vantajosa, pois armazena, categoriza e segmenta conteúdos de forma mais efetiva. O resultado? Uma rotina organizada e menos prejuízos causados por erros manuais.

Armazenamento em nuvem

Com o GED, você pode acessar documentos de qualquer lugar e a qualquer hora. Isso porque os documentos digitais são armazenados em nuvem e classificados conforme as necessidades da sua empresa. Assim, o acesso a documentos específicos se torna mais ágil e o uso do papel é totalmente dispensável.

Otimização de processos

A burocracia da antiga forma de gerir documentos costuma ser um empecilho para negócios. Com ela, a média de fechamento de um contrato é de 30 dias e há lentidão no trâmite de documentos, que resulta no famoso “vai e volta” de informações. Além disso, costuma exigir taxas de logística e reconhecimento de firma em cartório. A gestão eletrônica de documentos, por outro lado, possui uma média de 7 dias para fechamento de negócios e um fluxo otimizado para acelerar processos e integrar departamentos de forma segura. Dentro desta facilidade, está a assinatura digital, que reduz o gargalo do processo de assinatura de documentos.

Redução de custos

Faça as contas e pense no quanto sua empresa já gastou com pilhas de papel, despacho de documentos e demais custos desnecessários. Quando uma gestão não é otimizada, o prejuízo é de tempo e dinheiro. De acordo com especialistas, parar de preencher manualmente planilhas de estoque ou de contas a pagar, por exemplo, gera à empresa uma economia de até 30% a 40%. Além disso, quanto mais processos manuais envolvidos, maior a chance de erros.

É por isso que as equipes de organizações que investem na digitalização são mais felizes e produtivas, pois direcionam sua atenção e energia para áreas mais importantes da empresa.

Segurança das informações

A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) levantou muitas discussões sobre a segurança da informação de dados pessoais. Agora, não basta apenas estar em conformidade com a Lei. Também é importante proteger informações sigilosas contidas em documentos. O gerenciamento eletrônico de documentos é mais seguro que o método físico porque possibilita que os arquivos sejam mantidos em segurança por plataformas específicas, que eliminam o risco de extravios e reduzem a chance de vazamento de dados.

Destacam-se como objetivos específicos da Gestão de Documentos:

• permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações

• promover a transparência dos atos administrativos

• garantir economia, eficiência e eficácia na administração

• tornar o processo decisório mais célere

• racionalizar a produção documental

• controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos

• normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos

• contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente

Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.